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¿Cuáles son los cuellos de botella más comunes en las pymes?
Entre los cuellos de botella más comunes en la pyme destacamos:
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Operativos: aparecen en la producción o prestación de servicios. Por ejemplo, cuando una máquina tiene menor capacidad que el resto o un trabajador concentra demasiadas tareas.
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Logísticos: se dan en la gestión de inventarios, transporte o aprovisionamiento, generando retrasos o roturas de stock.
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Administrativos: procesos manuales o burocráticos que ralentizan la toma de decisiones o la gestión de documentación.
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Comerciales: pueden surgir en la gestión de pedidos, atención al cliente o seguimiento de leads cuando no hay suficiente personal o herramientas adecuadas.
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Tecnológicos: sistemas desactualizados o falta de integración entre plataformas que dificultan la comunicación interna o la trazabilidad.
Cómo identificar los cuellos de botella en una pyme
Identificar cuellos de botella requiere entender en profundidad cómo fluye el trabajo dentro de la pyme y reconocer los puntos que están ralentizando su rendimiento. Para ello, es necesario combinar la observación, el análisis de datos y la implicación activa de los equipos. A partir de este enfoque, se pueden seguir una serie de pasos determinantes:
1. Mapea el proceso completo
El primer paso es identificar en detalle cada etapa del flujo de trabajo. Esto permite obtener una visión global y analizar los tiempos que transcurren entre cada fase, las herramientas utilizadas y los responsables involucrados.
Entre las técnicas y herramientas recomendadas para este análisis se encuentran: diagramas de flujo, diagramas de Gantt, listas de tareas o diagramas de causa-efecto (también llamados diagramas de espina de pescado).
2. Mide y establece los KPIs
Una vez mapeados los procesos, para identificar con precisión posibles obstáculos es necesario definir y monitorizar los KPIs de rendimiento en cada etapa. Esto permite detectar, con datos objetivos, cualquier indicador de cuello de botella.
Algunos de los KPIs más útiles para identificar cuellos de botella son:
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Duración del proceso y tiempo total: permiten ver cuánto se tarda en completar un proceso completo y en qué etapas se producen los mayores retrasos.
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Rendimiento por unidad: indica cuántas tareas, documentos o unidades se completan en un periodo determinado y dónde se reduce la productividad.
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Acumulación de tareas pendientes: refleja en que áreas se concentran los retrasos de forma recurrente en el flujo de trabajo.
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Periodos de inactividad: señalan las etapas en las que las tareas quedan detenidas sin causa operativa justificada.
3. Escucha a los equipos que se encuentran en el proceso
Recoger el feedback de los equipos que participan en el proceso permite detectar problemas u obstáculos que podrían pasar desapercibidos en los informes. A través de reuniones, entrevistas o visitas presenciales se puede gestionar esta observación directa y cualitativa.
En muchas ocasiones, el personal ya sabe con precisión dónde se encuentra el cuello de botella, pero carecen de canales formales para comunicarlo.
4. Implementa soluciones y supervisa
Las soluciones pueden variar según la causa. En algunos casos bastará con redistribuir tareas o recursos, mientras que en otros será necesario invertir en tecnología o formación. Lo importante es monitorizar los resultados y asegurar que el cambio se mantiene a largo plazo.
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