Victor Roig, Consultor en TACTIO, nos explica cómo debemos gestionar el tiempo a través de la planificación y organización de tareas.
La gestión del tiempo. ¿Qué es?
El tiempo, junto con la información, las personas y el dinero, son los recursos más importantes de los que se dispone en una empresa. Pero para sacar el máximo provecho de todos se requiere de un control del tiempo adecuado que nos permita sacar el mayor partido posible a los otros recursos. Esto hace que el tiempo sea en definitiva, el recurso más valioso.
La primera conclusión a la que todo el mundo llega cuando se empiezan a organizar es que no se tiene suficiente tiempo, aunque la realidad es que todo el mundo tiene siempre “todo el tiempo disponible”: 24 horas por día.
Por tanto, el problema no es tanto la falta de tiempo, sino el uso que se hace de él. Comprender esto es el primer paso en el desafío de aprender a gestionar de manera particular la eficiencia de a cada uno.
La mala gestión del tiempo hace que se esté atrapado en el día a día, se pierdan de vista los objetivos primordiales, se centre el trabajo en realizar tareas poco importantes, se cometan errores por la precipitación del momento y, en definitiva, se esté tenso y estresado. Todo ello conlleva a que de manera involuntaria se provoquen comportamientos como el alargar la jornada laboral, incrementar la velocidad para pretender rendir mas, posponer tareas que se deben realizar e incluso, pensar en buscar otra persona que en la que delegar tareas.
Gestionar el tiempo significa en definitiva, dominar el propio tiempo y trabajo en lugar de ser dominado por ellos mediante el uso de herramientas y técnicas que permitan manejar y disponer plenamente del tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos de la organización.
El tiempo, hay que gestionarlo de manera que los horarios nos acerquen a donde se quiere llegar y a quien se quiere ser. Es decir, otorgar a cada una de las tareas una base de coherencia que nos permita alinearlas a las meta que nos propongamos, utilizando para ello dos herramientas conceptuales básicas:
- La planificación de los objetivos, para saber mejor lo que se quiere conseguir.
- La identificación de los principales puntos de pérdida de tiempo, para poder combatirlos.
Las dos claves: planificación y organización
Dado que el tiempo no es un objeto físico que se puede ver o tocar, puede ser difícil entender el tiempo y lo que realmente significa. ¿Cómo saber de cuánto tiempo dispones si no puedes ver ni tocarlo? Bueno, una manera de evaluarlo es mediante su planificación y la creación de un horario.
MÉTODO DE ANÁLISIS DE PARETO O REGLA DEL 80/20
La regla 80/20 es una técnica creada por el economista italiano Vilfredo Pareto. Esta regla no es exactamente una herramienta para mejorar la gestión del tiempo pero nos ayuda a identificar las acciones más relevantes en un proceso y, por tanto, permite que nos enfoquemos en ellas con más determinación, eficacia y claridad, lo cual deriva en una optimización de los plazos.
MÉTODO DE LA MATRIZ DE EISENHOWER
La matriz de Eisenhower es una representación gráfica, donde se muestra un cuadrante de dos ejes. En estos ejes se muestra el grado de importancia, así como la urgencia requerida para cada tarea. En este sentido, el cuadrante nos ayuda a clasificar las tareas, dependiendo de su grado de importancia y los tiempos de entrega. A la vez que, por otro lado, permite la organización del trabajo, de forma que de un vistazo podemos organizar todo el trabajo pendiente de realizar.
LA LEY DE PARKINSON
El historiador británico Cyril Northcote Parkinson se hizo famoso por la frase “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”. En otras palabras, la cantidad de tiempo que te das para completar una tarea específica es la cantidad de tiempo que te llevará completar esa tarea.
Consejos para una buena organización y gestión del tiempo
Los directivos tienen una gran cantidad de responsabilidades que mantienen sus agendas llenas y, a menudo, desbordadas. Desde la gestión de un equipo de empleados hasta la obtención de nuevos clientes o proveedores, la búsqueda de nuevas oportunidades de marketing o gestionar varios proyectos a la vez. Es necesario que entre sus habilidades esté desarrollada la capacidad de gestión del tiempo para garantizar que maximicen su eficiencia y logren sus objetivos.
Para ello, aquí enumero 6 habilidades que se deben controlar y que nos ayudarán a maximizar nuestro tiempo:
1. Configura tu espacio de trabajo
2. Organizar y priorizar el Correo Electrónico y WhatsApp
3. Delegación de tareas
4. Control del tiempo conectado a internet
5. Planificación y control de las reuniones
6. Agendas y Gestores de Tiempo
Beneficios de la planificación y organización de tareas
A continuación encontraremos algunos beneficios que podremos obtener a partir de la planificación de las tareas y la organización del tiempo.
1. Disminución del estrés. Aprender a administrar su tiempo puede reducir sus niveles de estrés.
2. Mayor productividad. Una adecuada gestión del tiempo permite lograr más con menos esfuerzo.
3. Reputación positiva. Cuando nos mantenemos al día en nuestro trabajo y logramos mantener un horario, es probable que los compañeros de trabajo y los jefes se den cuenta de que pueden confiar y tenerlo en mayor consideración. Una reputación positiva en los negocios puede conducir a un avance profesional, un mayor potencial de ingresos, más responsabilidades y, en general, una mejor satisfacción en el lugar de trabajo.
4. Más energía para el tiempo libre. Las estrategias efectivas de administración del tiempo permiten saber cuándo se completará una tarea, lo que reduce la cantidad de energía necesaria en preocupándose de si podemos terminar todo el trabajo del día. En su lugar, podremos planificar tiempos para descansos de la rutina habitual. Debido a que la gestión del tiempo permite planificar cuándo se terminará un trabajo antes de comenzarlo, podemos ahorrar energía para el tiempo libre. Tener más tiempo libre puede mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida.
5. Metas diarias claras. Al usar sistemas de planificación del tiempo para organizar lo que se necesita hacer cada día, vamos a simplificar el día sin perder más tiempo del necesario en decidir qué hacer o cómo hacerlo. Por ejemplo, si tenemos una tarea compleja con un esquema que requiere varios pasos, pero poco claros o supeditados a terceros, puede ser útil decidir qué hacer para cada paso antes de comenzar la tarea. S desarrollo se convierte entonces en una simple lista de tareas que proporciona dirección. Al planificar los objetivos, no debemos perder el tiempo descifrándolos sobre la marcha ya que supone menos tiempo trabajando en ello y más tiempo preguntándose cómo desarrollarla.
6. Enfoque mejorado. Aprender a administrar el tiempo de manera efectiva puede mejorar el enfoque en el desarrollo mientras trabaja. Dedicar una cantidad específica de tiempo a una tarea evita que se hagan malabarismos con demasiadas responsabilidades a la vez, ya que cada tarea tiene su propio intervalo de tiempo.
La gestión del tiempo permite programar las tareas diarias en un entorno en el que seremos más productivos y podremos concentrarnos en el momento. Por ejemplo, establecer la revisión y filtrado de los correos electrónicos mientras hacemos una pausa para tomar un café, optimiza el tiempo y nos hace más efectivos.
Para conocer en profundidad todos los beneficios de la planificación y organización de tareas descárgate gratis la siguiente guía:
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