Costes de producción muy altos en mi empresa. ¿Cómo puedo solucionarlo?

Mediante un sistema de control de costes dinámico, que permita conocer los costes reales de producción y detectar las causas de las posibles desviaciones, permitiendo tomar decisiones correctoras.

¿Qué pasa si los costes de producción se mantienen altos mucho tiempo? En mi empresa no hay un control de los costes.

Permanecer con los costes altos mucho tiempo, puede ser indicativo de que la empresa no es capaz de mostrarse competitiva en sus mercados, bien por su ineficiencia en la gestión de las operaciones internas, bien porque sus productos y servicios se desarrollan bajo una estrategia ineficaz.

Consecuencias de los costes de producción altos

Las consecuencias de tener unos costes disparados y sin control son las siguientes:

• Pérdida de rentabilidad, o pérdidas directas, con impacto negativo en las finanzas de la empresa.
• Debilidad comercial. Pérdida de clientes. La relación calidad/precio de los productos se desfasa. Los altos costes suponen un lastre para ofrecer precios de venta comercialmente competitivos. Los comerciales se desmotivan porque no venden lo suficiente y no obtienen el bonus.
• Mantener los costes muy altos, derivará en una debilidad general de la empresa ya que le impedirá innovar, invertir en tecnología o atraer talento, y todo ello derivará en una progresiva pérdida de reputación y prestigio que reducirá drásticamente las expectativas de desarrollo.

Pero mi empresa es demasiado pequeña, para tener un sistema de control de costes… 

Cualquier empresa puede disponer de un sistema de control de costes, con independencia del tamaño que tenga.

Ahora bien, si crees que simplemente instalando una herramienta software, o creando plantillas de datos vas a resolver tu problema de control de costes, vas muy equivocado.

¿Y qué hay que hacer para instalar un sistema de control de costes?

En primer lugar es necesario que identifiques los puntos críticos que te interesa controlar, aquellos cuyo comportamiento puedan causar un desequilibrio y provocar el desfase general de los costes.

Identificación de los puntos críticos

Algunos ejemplos de puntos críticos pueden ser el aprovisionamiento de materiales, las horas del personal en cada tipo de operación, el valor de amortización/hora de la maquinaria, los consumos energéticos, los indirectos, etc.

Una vez tengas identificados los puntos críticos, debes definir para cada uno de ellos un indicador de referencia, que permitirá comparar y conocer las posibles desviaciones. obtener datos de los puntos críticos y procesarlos para obtener un análisis constante que identifique no solo los costes incurridos, sino también las posibles desviaciones sobre el valor óptimo con el fin de optimizar los procesos de manera continua. Estos indicadores, se elaboran a partir de datos contables o de la relación entre diversos datos (por ejemplo, para hallar la productividad/hora).

El sistema de control de costes se basa en incorporar los datos de producción seleccionados sobre la herramienta que procesará de manera constante dichos registros para emitir los valores de coste en cada uno de los puntos críticos que hayamos seleccionado. Por ejemplo, las horas totales por cada sección de un determinado día, para un lote de producción de un producto concreto.

El sistema de control de costes, se definirá a partir de los recursos empleados y los consumos registrados en el tipo de unidad que nos interese conocer (un día, un pedido, un lote de producción, un cliente, o lo que te interese).

Los indicadores resultantes, se compararán con los indicadores referente y expresarán las desviaciones existentes, permitiendo saber los factores que aportan rentabilidad y los factores que neutralizan tal rentabilidad.

Esto te permitirá tomar las decisiones adecuadas, sobre cada punto crítico concreto que requiera atención.

¿Qué ventajas tiene un sistema de control de costes para una pyme? ¿Sale a cuenta mantenerlo?

Un sistema de control de costes favorece la dinámica de mejora continua en la empresa y capacita al personal para mejorar la eficiencia en el uso de los recursos.

Es, además, una excelente utilidad para rendir información eficaz para objetivar la toma de decisión, al demostrar con datos la incidencia de cada medida sobre la rentabilidad o el lucro cesante.

Con la demostración del dato, se acabaron las opiniones y las valoraciones subjetivas. Con los costes conocidos y controlados, la toma de decisión se apoya en la objetividad total.

La intuición o la experiencia siempre ayudan, pero no son por sí mismos atributos suficientes para obtener diagnósticos certeros.

¿Cuáles son los pasos para desarrollar un control de costes en una pyme?

Para que resulte realmente eficaz, la implementación de un sistema de control de costes debe involucrar a toda tu organización y esto pasa por saber desarrollar el sistema de una manera transversal y saber transmitir a todo tu equipo una cultura de gestión basada en la eficiencia de las operaciones.

Esto implica a directivos, personal, compras, producción, comercial, ventas, stocks, finanzas, contabilidad, etc. Y debe ser así, porque los costes se producen a lo largo de toda la cadena de operaciones de una empresa, en la que todo está implicado.

De lo contrario solo conseguirás a duras penas obtener los datos, visualizarlos en tu pantalla y coleccionar informes que solo verás tú, pues el resto de tu organización se mantendrá al margen y ajeno a ello.

Pasos a seguir

Los pasos que deberías seguir en este sentido dar son los siguientes:

1. Diseña una herramienta, organizando los datos de manera lógica y accesible. Dependiendo de tus necesidades, puedes usar hojas de cálculo o software especializado.
2. Si es posible, automatiza la recopilación de datos y cálculos. Puedes usar fórmulas en hojas de cálculo o desarrollar scripts según tus necesidades. Existen modelos asistidos por IA.
3. Establece un sistema de registro de datos detallado para cada transacción. Incluye cuantas categorías específicas necesites para un seguimiento más preciso.
4. Incluye funciones para analizar las variaciones entre los costes planificados y los reales. Esto te permitirá la identificación de desviaciones.
5. Diseña informes periódicos que resuman los impactos producidos en todo el ciclo productivo, pero también en otras áreas, como la financiera, o la comercial, por ejemplo y destaquen todo aquello que necesite atención, como por ejemplo, el impacto sobre los márgenes en los precios de venta, si los costes de producción se disparan.
6. Asegúrate de que el personal comprenda cómo utilizar la herramienta y la importancia de registrar datos precisos y a tiempo. Define todas las funciones en este sentido y distribúyelas entre el personal. Involucra a todos tus directivos y mandos intermedios.
7. Mantén la herramienta actualizada según las necesidades cambiantes de la empresa. Realiza revisiones periódicas para asegurarte de que sigue siendo efectiva. No permitas dependencias en este sentido.
8. Siempre prioriza la seguridad de los datos, protege la información financiera sensible.

¿A quién debo recurrir si necesito ayuda en el control de costes de producción en mi empresa?

Considera la posibilidad de consultar a profesionales en sistemas de costes adaptados a las necesidades específicas de tu empresa.

Te recomendamos que nunca te precipites en algo tan importante. Déjate aconsejar a partir del conocimiento de tu realidad y tus requisitos concretos.

No todos los sistemas son aptos, y además siempre son necesarias las adaptaciones con los sistemas existentes en la empresa. Nada sería más absurdo que el propio sistema de control generase costes de subactividad en forma de tiempos dedicados a repeticiones de inputs en procesos paralelos.

En TACTIO somos expertos en sistemas de control de costes y en su caso, te podemos acompañar en todo o parte del proceso siendo la única consultora estratégica para pymes que proporciona una garantía total en la implementación.

Por algo somos líderes en España en implementar proyectos estratégicos para pymes. Más de 4.000 actuaciones nos avalan.

 

Pero antes te aconsejaremos sin ningún compromiso, sea cual sea tu problemática concreta y el tamaño o sector de tu empresa.

Cuando se trata de tener los costes bajo control, el tiempo, importa y mucho.

 

 

 

Tactio cuenta con más de 16 años de experiencia en asesoramiento empresarial y quiere acompañarte en el crecimiento de tu negocio. Nuestros expertos y expertas están a tu disposición para realizar un diagnóstico personalizado de tu empresa y dar los siguientes pasos junto a ti. Consúltanos.