Importancia de la gestión de crisis en PYMES y su preparación

La correcta gestión de crisis en las pymes  permiten asegurar la viabilidad de un negocio ante eventos inesperados. No contar con un plan adecuado puede llegar a generar efectos negativos, como pérdidas financieras o incluso llegar al cierre de la empresa.

Una pyme que esté preparada para afrontar una crisis, es capaz de responder de manera más eficaz a los problemas cuando surgen. Esto además de reducir los daños inmediatos, contribuye a fortalecer la resiliencia organizacional:

• Respuestas rápidas a problemas operacionales o financieros.
• Reducción de riesgos gracias a la identificación previa de las amenazas.
• Recuperación más rápida tras la crisis, preservación de la confianza en la organización y fortalecimiento del posicionamiento frente a la competencia.

Tipos de crisis más comunes que pueden afectar a una pyme

Existen diferentes situaciones imprevistas que pueden poner en riesgo el funcionamiento de la pyme. Entre las más comunes se encuentran:

• Crisis financieras: Ocurren cuando una pyme cuenta con problemas de liquidez, escasez de efectivo o dificultades para cumplir con sus obligaciones financieras. Esto puede ser causado por impagos de clientes, un aumento inesperado de los gastos o cambios en el mercado financiero.
• Crisis operativas: Se originan cuando hay interrupciones en las operaciones diarias del negocio. Pueden ser el resultado de fallos tecnológicos, problemas con proveedores, interrupciones en la cadena de suministro o pérdida de personal clave.
• Crisis reputacionales: Puede surgir de errores de comunicación, controversias, malas prácticas o críticas negativas por parte de clientes o medios de comunicación. Esta información negativa puede difundirse rápidamente, afectando la imagen pública de la empresa y su relación con los clientes.
• Crisis externas: Factores externos como desastres naturales, cambios legislativos, crisis económicas globales o pandemias pueden desarrollar una crisis externa. Estas situaciones son difíciles de controlar, pero establecer estrategias de resiliencia ante cualquier cambio o eventualidad pueden ayudar a las pymes.
• Crisis de recursos humanos: Las crisis internas relacionadas con el personal también son comunes, como despidos masivos, conflictos laborales, o una alta rotación de empleados. Esto puede afectar la moral del equipo y la productividad, además de generar un impacto negativo en la cultura organizacional.

• Crisis de liderazgo: Ocurre cuando hay una falta de dirección clara, decisiones imprevisibles o incluso la salida repentina de un líder clave. Esta falta de liderazgo puede generar incertidumbre dentro de la empresa y afectar la toma de decisiones.

Cómo crear un plan de gestión de crisis para tu pyme

Un plan bien estructurado puede marcar la diferencia entre la recuperación rápida o el colapso de la pyme. Por ello es  importante conocer cómo desarrollar un plan de gestión de crisis  ante las posibles situaciones adversas.

1. Evaluación de riesgos

El primer paso consiste en identificar los riesgos más probables que podrían afectar a la empresa y desencadenar una crisis. Esto incluye tanto factores internos, como problemas de ciberseguridad o en las cadenas de suministro, como factores externos, como cambios en la normativa, desastres naturales o emergencias sanitarias.

2. Creación de un equipo de crisis

Formar un equipo específico para gestionar situaciones de crisis de manera eficaz. Este grupo debe estar compuesto por miembros específicos de la empresa, directivos de áreas clave (finanzas, operaciones, recursos humanos, etc.), que tengan la capacidad de tomar decisiones rápidas y fundamentadas.

Es importante que los miembros estén bien preparados, ya sea a través de formación específica en gestión de crisis o simulacros. Además, la comunicación interna y externa debe ser fluida para minimizar los impactos de la crisis y asegurar una respuesta eficiente.

3. Definir protocolos de actuación

El plan debe incluir los pasos detallados para cada tipo de crisis, desde la respuesta ante emergencias hasta la recuperación completa. Los protocolos deben establecerse de forma clara y ser fáciles de seguir para asegurar que todos los involucrados estén alineados.

4. Pruebas y actualizaciones periódicas

Es necesario realizar simulacros de crisis de forma periódica para asegurar que el plan funcione bajo presión. Además, el plan debe ser actualizado regularmente según se den cambios en el entorno, necesidades o en la estructura de la pyme.

Respuesta ante emergencias: cómo actuar en una crisis en una PYME

Una vez que se desencadena una crisis, la respuesta ante emergencias debe ser inmediata y bien coordinada. Los pasos recomendables a seguir son:

• Identificación rápida del problema: Detectar el problema lo más rápido posible para activar los protocolos de emergencia a tiempo.
• Activación del plan de crisis: Conforme se identifica la crisis, el equipo de crisis debe activar los protocolos predefinidos. Cuanto más rápido se actúe, menor será el impacto.
• Comunicación clara y eficaz: Durante cualquier crisis, la comunicación debe ser constante y clara. Informar de manera efectiva tanto al personal interno como a los stakeholders externos (clientes, proveedores, etc.) para mantener la confianza, bienestar laboral y evitar malentendidos.
• Seguimiento y ajustes continuos: Durante la crisis, es importante monitorear la situación de manera constante, ajustar las estrategias de respuesta según sea necesario y promover una mejora continua.

Recuperación y aprendizaje tras una crisis en una PYME

Una vez superada la crisis, las pymes deben analizar la forma de actuación, resultados y aprender de la experiencia. El proceso de recuperación es tan importante como la respuesta inmediata.

• Evaluación de la respuesta a la crisis: Analizar qué se hizo bien y qué se puede mejorar para futuras emergencias.
• Optimización del plan de crisis: Incorporar las lecciones aprendidas en el plan de gestión de crisis y asegurarse de que se actualiza constantemente.
• Promover una cultura de resiliencia: Fomentar una mentalidad proactiva frente a posibles crisis, lo que ayudará a la empresa a adaptarse mejor a situaciones futuras y consolidar una cultura empresarial sólida.

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