En el sector de la comercialización y distribución de frutas y hortalizas, una pyme con 23 empleados y una facturación anual de aproximadamente 6,5 millones de euros se enfrentaba a pérdidas significativas, jornadas de trabajo improductivas y un clima laboral deteriorado. Los problemas de control de stock y la falta de roles definidos comprometían la eficiencia y la rentabilidad. En este caso explicaremos cuáles fueron los principales retos de la empresa y cómo se abordó su reorganización para recuperar el orden y sentar las bases de un crecimiento sostenible.

El caso de una pyme hortofrutícola: pérdidas y reorganización

El sector hortofrutícola requiere una gestión ágil y precisa debido a la alta rotación de productos perecederos. Si bien el programa de trabajo de esta empresa incluía proyectos de organización, logística y comercial, el control de inventario jugaba un papel crucial porque la clave del éxito en un mercado donde los precios son tan volátiles es comprar producto de calidad a buen precio, y si no hay control sobre el inventario, es imposible controlar las compras.

Antes de la intervención, las pérdidas superaban los 200.000 euros mensuales debido a caducidades, mermas, hurtos y pérdidas de productos. Además, el personal dedicaba más de cuatro horas al día intentando cuadrar el inventario sin conseguirlo nunca. Los registros eran inconsistentes, el equipo estaba sobrecargado por hacer todos “un poco de todo”, y el ambiente laboral en el que unos se echaban las culpas a los otros se volvía cada vez más complicado.

Los principales problemas incluían:

1. Descontrol de inventarios: Los inventarios nunca cuadraban, lo que dificultaba la gestión y la reposición de productos. La falta de fiabilidad en los registros creaba desconfianza en los datos, complicando la toma de decisiones.
2. Desorden administrativo: La administración carecía de procesos organizados y generaba duplicidad de tareas, errores frecuentes y un clima de caos laboral. 
3. Altas pérdidas por hurtos: Las pérdidas por hurtos eran constantes, debido tanto a factores externos como internos. La ausencia de responsabilidades definidas limitaba el control y aumentaba el riesgo de pérdidas.
4. Bajo compromiso del personal: El equipo carecía de claridad en sus roles y funciones, lo que afectaba la motivación y contribuía a los errores operativos. La falta de confianza en el sistema limitaba la capacidad de mejorar. Todos decían que “tener el inventario al día era imposible”.

Proyecto clave: definir los flujos y racionalizar los circuitos administrativos

Para abordar esta problemática, se diseñó un proyecto de reorganización de flujos centrado en un enfoque analógico. Se propuso un sistema de control de inventarios completamente manual, utilizando exclusivamente papel, bolígrafos, y mucho sentido común. Esta metodología buscaba simplificar los procesos, logrando que el sistema fuera fácil de implementar y accesible para todos los empleados.

El objetivo del proyecto fue doble: asegurar un control de stock preciso y diseñar los flujos de manera a crear una cultura de responsabilidad compartida que fomentara el compromiso del equipo.

Desarrollo del proceso de cambio

Fase 1: Implementación del sistema analógico de inventario

La primera fase consistió en desarrollar un sistema manual de inventarios. Para ello, se diseñaron hojas de control diarias en A4 que se colgaban en cada pallet, donde se registraba la entrada y salida de productos de manera detallada. Estos registros manuales incluían campos específicos para documentar la fecha, tipo de producto, cantidad y estado de este, organizados en archivos físicos accesibles en el puesto de trabajo.

Cada empleado recibió instrucciones para apuntar en ese formulario el número de cajas que sacaba de cada pallet cada vez que se preparaba un pedido. Al terminar un pallet, se entregaba la hoja a administración, quienes se encargarían de sumar si el número de cajas apuntado coincidía con el número inicial que contenía el pallet.

Este sistema simplificado permitió a todos los miembros del equipo realizar un seguimiento continuo del inventario y detectar rápidamente cualquier discrepancia. Al no depender de herramientas digitales, el sistema se adaptó rápidamente a las necesidades del personal, mejorando la precisión en el cuadre de inventarios.

Fase 2: Definición de roles y responsabilidades

La siguiente fase incluyó la asignación clara de roles y funciones para cada miembro del equipo, de modo que todos supieran exactamente cuál era su responsabilidad. Esta estructura organizativa estableció un flujo de trabajo ordenado, desde la recepción y almacenamiento de productos hasta su venta y control de inventario. Con esta reorganización, se evitó la duplicidad de tareas y se redujeron los errores operativos.

Se crearon además procedimientos específicos para tareas como la rotación de productos y la gestión de caducidades, lo cual permitió reducir las pérdidas por mermas. Los procedimientos fueron documentados y compartidos con el equipo en un formato simple y gráfico, facilitando su comprensión y aplicación.

Fase 3: Fomento de una cultura de responsabilidad y prevención de hurtos

Se implementó un sistema de revisión y autocontrol, donde cada empleado verificaba periódicamente su área de trabajo, registrando las existencias y reportando cualquier anomalía. Esta práctica de autocontrol no solo contribuyó a la reducción de pérdidas por hurtos, sino que también incentivó una mayor implicación del equipo en el éxito del negocio.

La prevención de hurtos se complementó con medidas de vigilancia física en el puesto, como espejos y barreras en zonas estratégicas, promoviendo un entorno seguro y protegido para los productos. La cultura de responsabilidad y vigilancia se consolidó rápidamente, logrando una importante reducción de pérdidas.

Resultados obtenidos

El proyecto de reorganización arrojó resultados significativos y sostenibles, demostrando la eficacia de un sistema manual bien implementado. Los logros fueron los siguientes:

• Cuadre de inventarios consistente: La empresa pasó de pasar horas intentando cuadrar sus inventarios sin conseguirlo, a hacerlo de manera precisa y confiable en minutos. Las discrepancias en el stock se redujeron al mínimo, permitiendo una planificación más eficiente de las compras y reduciendo significativamente las pérdidas.
• Reducción de pérdidas por mermas y caducidades: La claridad en el registro y control del estado de los productos permitió una mejor gestión de caducidades y mermas. En total, las pérdidas se redujeron en más de un 70%, generando un impacto positivo en los márgenes de beneficio.
• Ahorro de tiempo en gestión de inventarios: El sistema manual redujo el tiempo dedicado al control de inventarios a menos de diez minutos diarios, en contraste con las más de cuatro horas que el equipo solía emplear anteriormente. Este ahorro de tiempo liberó recursos y permitió al personal dedicar más esfuerzo a otras áreas de la operativa.
• Mejora del compromiso y el ambiente laboral: La definición de roles y la creación de una cultura de responsabilidad permitieron que el equipo trabajara de manera cohesionada y eficiente. Los empleados entendieron el impacto de su trabajo en el resultado final, mejorando el ambiente laboral y reduciendo la rotación de personal.
• Recuperación de rentabilidad: Con la reducción de pérdidas y una gestión de stock más eficiente, la empresa mejoró sus márgenes y alcanzó un modelo de operación más estable y rentable. La metodología implementada, aunque extremadamente simple, demostró ser la más eficaz para este caso.

Conclusión