Hacia una toma de decisiones bien fundamentada

Antonio Furest Pardo, Consultor SAP de Tactio.

SITUACION DE PARTIDA

El escenario de arranque parte de una sensación por parte de la propiedad de la necesidad dotar a la empresa de una mayor profesionalización en cuanto a disponer de mejor información que facilitase la toma de decisiones y mejorar en organización con el fin de evitar tener que depender tanto de gerencia y los cuellos de botella que ello ocasionaba. El miedo a perder el control limitaba su crecimiento.

Era prioritario organizar a personas en cuanto a sus funciones y responsabilidades además de recuperar el control en los procesos y metodologías operativas que pudieran ofrecer información fiable en cuanto a rentabilidades y márgenes sobre las distintas líneas de negocio.

En el momento que los consultores de TACTIO comenzaron a trabajar, la empresa facturaba cerca de 1,1 millones de euros desarrollando una compleja actividad especializada en obras, reformas y mantenimientos de comunidades, colectividades, empresas y particulares.

 

AREAS DE MEJORA

• Falta de formación directiva.
• Información contable externalizada y poco seguimiento de los números.
• Carencia de organización funcional y puestos sobresaturados.
• Circuitos administrativos y operativos poco fiables
• Falta de control en la ejecución de las obras

 

FICHA CLIENTE

Sector:

Instalaciones eléctricas, de fontanería y otras instalaciones en obras de construcción.

Facturación:

2,4 millones de euros

Número de trabajadores:

18 fijos + 8 Subcontratas

 

 DESARROLLO DEL PROCESO

En el inicio se estableció un listado de objetivos a nivel organizativo, de control y gestión y producción, así como un orden de prioridades de cara a avanzar en la resolución de los problemas.

Se puso el foco en las personas de cada departamento y en los flujos de trabajo e información creando planes de trabajo y planes de inversión de cara a afianzar cada uno de los proyectos. También se crearon planes formativos para cada miembro de la empresa de cara a afianzar los proyectos.

Además, se crearon medios de seguimiento de cada proyecto a través de diferentes comités en aras de resolución de problemas. En la contratación del nuevo ERP se tuvieron en cuenta los aplicativos trabajados con TACTIO.

 

AREA DE CONTROL DE GESTIÓN

Problemas específicos

• Ausencia de control presupuestario, indicadores, contabilidad analítica de negocio y control de la tesorería.
• Equipo de administración saturado y carente de formación en control financiero.
• No se toman decisiones basadas en datos reales sino en suposiciones más o menos razonadas.
• Inexistencia de un ERP.

Acciones puestas en marcha

• Reforzar el área financiera con la incorporación de la figura de un controller financiero con experiencia.
• Llevar el proceso de contabilidad desde la propia empresa en lugar de una gestoría externa, de manera que permita hacer un seguimiento más detallado y actualizado de la información contable. En 3 meses se internalizó dicho proceso.
• Creación de cuadro de mando de gestión empresarial para gerencia, desarrollo del control presupuestario, indicadores de eficiencia y trabajar con previsiones de tesorería.
• Ayudar en la adquisición nuevo programa ERP.

 

AREA ORGANIZATIVA

Problemas específicos

• Gerencia con poca formación directiva y totalmente saturada.
• Responsabilidades diluidas y saturación en puestos clave de la empresa.
• Falta de circuitos administrativos eficaces, produciéndose ineficiencias o duplicaciones de trabajo innecesarias.
• Baja formación y fiabilidad de los programas informáticos.

Acciones puestas en marcha

• Coaching gerencial y foco en su rol único de supervisor del equipo directivo y no de todo el personal de la empresa
• Creación de organigrama funcional y jerárquico además de la definición de todos los puestos, así como de sus responsabilidades.
• Creación de flujograma de de operaciones con su documentación y registros asociados. Determinación de puntos críticos y de los puntos de control.
• Puesta en marcha de un comité de dirección que facilite la comunicación y coordinación entre departamentos y la toma de ciertas decisiones con la dirección.

 

AREA DE PRODUCCIÓN

Problemas específicos

• Ausencia de control de tiempos a pesar de existir partes de trabajo.
• Control de materiales inexistente, por lo que no se asignan dichos costes a cada presupuesto de manera correcta.
• Desconocimiento de cuál es el resultado obtenido en una obra y falta de control de las desviaciones respecto al presupuesto.
• Ausencia de feedback de cliente ante resultado en las obras.

 

Acciones puestas en marcha

• Instauración de sistemática y secuencia de fases, control de responsabilidades y optimización de recursos materiales y humanos.
• Aplicativo para conocer grado satisfacción de cada obra, con feedback también sobre equipo instalador para garantizar nivel de calidad.
• Creación de aplicativo de control y seguimiento de cada obra para conocer costes reales, imputar coste y horas. Dicho aplicativo ha sido integrado en el ERP.

 

RESULTADOS OBTENIDOS

El refuerzo del equipo de gestión más la formación en control financiero y los aplicativos además de la contratación del nuevo ERP han logrado que, no solamente gerencia conozca la situación y evolución de la empresa, sino que pueda tomar decisiones que permitan un crecimiento en todos sus ámbitos.

Además, el control de las operaciones actuales y sus rentabilidades han producido el cambio deseado, con un crecimiento en las ventas del 45% mientras que el resultado neto un 55%. La empresa fruto de la confianza hacia TACTIO ha decidido extender la colaboración contratando nuevos servicios.

 

 

Tactio cuenta con más de 16 años de experiencia en asesoramiento empresarial y quiere acompañarte en el crecimiento de tu negocio. Nuestros expertos y expertas están a tu disposición para realizar un diagnóstico personalizado de tu empresa y dar los siguientes pasos junto a ti. Consúltanos.