Se puede decir que con el paso del tiempo la instalación de un sistema de gestión de flotas se ha convertido en una necesidad logística para toda empresa independientemente de su tamaño, sea grande, mediana o pequeña, ya que ofrece múltiples ventajas a la empresa contratada, optimizando la administración de sus recursos y teniendo un impacto totalmente positivo en el servicio recibido por el cliente final.

Utilidad de un sistema de gestión de flota

La administración de flotas puede representar una parte valiosa en la estrategia de la logística de una empresa, y mucho más en los casos de empresas de transporte de cargas, mensajería, y alquiler de vehículos, allí debe ser considerada indispensable.

 

El apoyo de la tecnología constituye un aporte eficiente para mejorar el análisis y la administración de los activos de una empresa.

Los sistemas de gestión de flotas además de ser útiles, pueden ser adaptados según sean las necesidades de cada empresa. Principalmente deben ofrecer tecnología punta, con posibilidades de mejora continua,  para poder hacer seguimiento constante en tiempo real, y opciones de emisión de reportes funcionales y adaptables, que interpreten los datos recopilados. Estos sistemas permiten identificar el estado, la ubicación, el recorrido, parámetros técnicos del vehículo, estado de la mercancía, alarmas, entre otros, que facilitan la gestión de un departamento de tráfico, y con la generación de informes se ayuda a la toma de decisiones oportunas, así como acciones correctivas y preventivas.

Se emplean equipos de control asignados a los vehículos de la flota, tales como GPS y termógrafo, y en cuanto a software, debidamente integrados al hardware permiten funciones diseñadas para gestionar los tiempos de conducción, comunicación, gestiones de documentos y navegación.

Algunas de las razones a tener en cuenta para implementar un sistema de gestión de flotas para optimizar la logística en una empresa:

1. Mayor conocimiento y control de los recursos: permite el acceso a la información en tiempo real, al poder conocer la ubicación exacta de la flota, el cumplimiento de las rutas, las velocidades empleadas por los conductores, en conjunto a una buena supervisión y correcta toma de acciones, permite lograr una mejor administración al tener control de la información detallada de la operación y aprovechar de manera más eficiente los recursos así como un consumo adecuado de combustible.
2. Incremento en la seguridad: este tipo de sistemas permite llevar el seguimiento en detalle de las unidades de transporte, mercancía y de su conductor, por lo que facilita una gestión preventiva ante posibilidades de robo, así como una eventual recuperación. Cuenta con diferentes alertas de control y de seguridad que se pueden recibir vía correo electrónico, así como botones de pánico, para ser usados en casos de emergencia que permiten la conexión con el centro de control de la empresa así como con organismos de seguridad para que puedan intervenir en caso de ser necesario.
3. Comunicaciones entre vehículos y central de control: permite que fluya la comunicación oportuna entre el conductor y el departamento de tráfico, notificar imprevistos, eventualidades con posibles cambios de rutas o imprevistos para canalizar su corrección, emisión de órdenes de trabajo, ya que los sistemas instalados en los vehículos trabajan integrados a las plataformas de control de la empresa.
4. Satisfacción de los clientes: puedes tener un control del servicio que estás prestando al cliente en todo momento, y al gestionar de manera eficiente tu flota, se cumplirá con los tiempos de entrega de la mercancía y esto genera fidelidad y lealtad por parte del cliente. Tienes la posibilidad de tomar acciones correctivas en tiempo real ante cualquier contratiempo, la satisfacción del cliente es la finalidad de toda empresa.
5. Informes programados: permite el acceso a reportes enviados al correo electrónico, con todo el detalle de la actividad de las unidades de transporte, rutas empleadas, velocidad, tiempos de entrega, detalles sobre la gestión de los conductores, así como la recepción de notificaciones y señales de alerta.
6. Mejora del mantenimiento: el software de gestión permite implementar programas de mantenimiento lo que va a permitir el cuidado de las condiciones de las unidades de transporte oportunamente, detectando fallos y averías para ser canalizadas con antelación. Evitando inconvenientes mayores al no tener que sacar el vehículo de circulación por tiempos extendidos y generando un ahorro importante de costes por mantenimientos oportunos.
7. Visión amplia: un sistema de control de flotas te otorgará mayor visión de tus vehículos, beneficiando las actividades de los departamentos de logística . El equipo asignado a cada vehículo que contiene sensores de combustible, control de temperatura, cámaras de transmisión a tiempo completo, y otros sensores, en conjunto al sistema de monitoreo, facilitan el acceso a toda la información de control que automáticamente lleva a la reducción de gastos, mejora en el rendimiento del equipo, y toma de decisiones oportunas.

 

Son múltiples las opciones de gestión de flotas que existen en la actualidad, las cuales pueden ayudarte a la logística de una empresa. Hay sistemas con un software sumamente avanzado para la gestión integral de flotas, que es capaz de valorar las necesidades particulares de cada cliente y ofrecer un servicio adaptado a cada necesidad. Muchos de estos tienen disponibilidad de asistencia remota, lo que genera rapidez de respuesta y  soluciones inmediatas. Estos sistemas de gestión de flotas son confiables ya que detrás de estos está un equipo profesional de consultores.