Jose Antonio Garcia Vallejo, Consultor en Dirección y Estrategia en TACTIO

¿Qué es el organigrama de una empresa?

El organigrama empresarial es la representación visual de cómo una empresa está organizada a nivel interno, lo que facilita entender mejor cómo se organizan los departamentos, las personas, las funciones y cómo deben relacionarse entre ellos.

Esta estructura, debe ser algo dinámico que vaya evolucionando de la misma forma que lo hace la empresa: creando, modificando o suprimiendo puestos y/o departamentos según cambian las empresas. El organigrama empresarial va muy correlacionado con el Plan Estratégico definido por la empresa, ya que es el esqueleto que da sentido al movimiento de la misma.

 

Todo organigrama empresarial debe cumplir con ciertas características:

• Debe ser claro. Fácilmente entendible por cualquier miembro de la organización, por tanto, no debe generar dudas o preguntas a la hora de interpretarlo.
• Con orden. Debe estar bien estructurado y no olvidar ninguna de las áreas de la empresa. Sean organigramas empresariales más jerárquicos (verticales) o funcionales (matriciales), todos los actores deben estar reflejados, incluidos los mecanismos de coordinación interdepartamental.
• Ser conciso. Especialmente en grandes empresas, los organigramas empresariales pueden ser complejos, por lo que en estos casos recomendaremos ir de lo general al detalle, representando este organigrama por niveles y así facilitando su comprensión.
• Estar actualizado. El organigrama empresarial debe actualizarse cada vez que se produzcan cambios respecto a contratación, despidos, promociones o cambios de funciones con respecto al organigrama de la empresa actual.

¿Para qué sirve un organigrama empresarial?

El organigrama empresarial es una herramienta vital e imprescindible en cualquier organización, ya que ayudará a estructurar, ordenar y coordinar las diversas responsabilidades y relaciones entre las personas y/o departamentos dentro de una empresa.

Cada organización es el único dueño de su organigrama, ya que éstos se adaptan a diversidad de criterios (generalmente definidos en un plan estratégico). Así, dependiendo del número de centros de trabajo, de los objetivos definidos en cada departamento, de los planes de inversión, de las pretensiones de atacar nuevos mercados o países, entre muchos otros; éste se irá definiendo y reconfigurando. Por este motivo, es importante invertir tiempo en su configuración, no se limita a “pintar unas rayitas y unos cuadritos”.

Esto también nos ayuda a determinar las necesidades de recursos futuros, ya que del organigrama nacerán las fichas de descripción del puesto de trabajo (los anglosajones lo llaman Job Description), que facilitan la determinación de la carga de trabajo de cada persona de la organización (tanto a nivel de tareas como de funciones y responsabilidades).

Respecto a su representación gráfica, es un tema de gustos. Unos los quieren sencillos, otros los prefieren con fotos, otros con más datos de contacto interno… Pero con lo que sí deben cumplir todos, es con su papel representativo.

Por tanto, cualquier empresa (grande, mediana o pequeña) que desee tener éxito en el desarrollo interno de su organización (procesos administrativos, optimización industrial) o externo (consecución de planes estratégico-comerciales), debe tener un organigrama empresarial bien definido, ya que se convierte en el esqueleto al que después hay que darle la musculatura necesaria (las personas) para que pueda moverse según su voluntad. A este organismo, le añadimos todos los órganos que ayudan a la propia salud (comités diversos) que hacen la función del sistema motor, sistema cognitivo, sistema respiratorio… Cuando este organismo se cuida en todas sus facetas, genera un “superorganismo” capaz de poder afrontar todas las adversidades que se dan. Cuando este organismo falla en alguna de sus facetas, trabaja, pero de forma torpe y descoordinada. De ahí la importancia de revisar y actualizar el organigrama con una cierta periodicidad.

 

Beneficios de invertir tiempo en la configuración de un organigrama empresarial

• Mejora y optimiza la comunicación interna de una empresa con todo lo que supone para la productividad de ésta y de sus equipos.
• Ayuda a definir de forma sencilla, transparente y concisa, los objetivos de cada departamento, estableciendo y utilizando una cadena y relación de mando cuando hay que trabajar enfocados a los objetivos previstos.
• Permite tener una visión transparente y clara de la jerarquía con la que se trabaja, para que ningún trabajador tenga ninguna duda sobre su puesto, sus funciones y responsabilidades y quién tiene a nivel ascendente y a nivel descendente.
• Facilita y promueve la coordinación de los equipos, ya que todo el personal sabe cuál es su papel, así como dónde están los límites de sus funciones.
• Permite y da transparencia a la detección de errores y fallos en la estructura, sobre todo en lo que corresponde a la duplicación de tareas.

Áreas de un organigrama empresarial

Antes de hablar de los diferentes tipos de organigrama, hay que tener en cuenta que existen una serie de elementos básicos que deben estar siempre presentes en el desarrollo de un organigrama de empresa:

1. Área estratégica. Se refiere a los altos directivos o máximos responsables focalizados en la toma de decisiones, así como en la proyección de la mejor imagen que debe ofrecer la empresa al exterior e interior. Son, por su función y su posición, los que aglutinan el mayor número de decisiones que afectan al resto del equipo de trabajadores
2. Área media. Son los mandos intermedios que actúan a modo de nexo entre el área estratégica o superior y los trabajadores, facilitando con su actuación la puesta en marcha de las decisiones tomadas y supervisión de las acciones previstas. En este sentido, son los profesionales para los que la comunicación es la herramienta fundamental y habitual, perteneciendo de forma activa, en su caso, en los comités de actividad.
3. Área de operaciones. Nos referimos a aquellos trabajadores que ejecutan y llevan a cabo la actividad operativa de la compañía. Son los profesionales cuya labor deriva de las decisiones del área estratégica, siendo coordinada y supervisada por el área media.
4. Personal o equipos de apoyo. Suelen ser trabajadores externos subcontratados para ayudar y dar soporte, en su caso, al área de operaciones en sus tareas, puntas altas de trabajo o situaciones especiales. Puede que una empresa necesite a este personal de apoyo o que no cuente con su aportación.

Tipos de organigrama

Inicialmente existen siete tipos de organigramas empresariales diferentes, personalizables para cada empresa.

1. Organigrama funcional o estructural. Las personas de estos departamentos se ordenan según sus capacidades y las áreas de actividad que desarrollan, con el objeto de evitar conflictos productivos, duplicidad de tareas, que todos los trabajadores trabajen en todo, etc.
2. Organigrama de forma matricial. Los departamentos y trabajadores tienen una importancia que se representa en un eje, mientras que el otro eje representa las diferentes divisiones de la empresa (geográficas, zona, producto, etc.). Esta representación gráfica del organigrama de empresa mezcla las estructuras horizontales y verticales, de forma que los trabajadores se dividen en los diferentes niveles, pudiendo tener dos jefes distintos: uno funcional y otro jerárquico.
3. Organigrama vertical o lineal. Los profesionales incluidos en las diferentes actividades se ordenan en jerarquía de importancia de responsabilidad de arriba abajo, es decir, cuanto más arriba esté su posición, más relevancia tiene en la toma de decisiones y más responsabilidad.
4. Organigrama horizontal. Es el tipo de representación ideal para aquellas empresas que trabajan la toma decisiones con un enfoque más participativo.
5. Organigrama jerárquico. Se trata de un organigrama vertical y bastante habitual, en el que las relaciones no se representan en una línea recta, sino en forma de árbol, con ramificaciones que sitúan a diversos trabajadores en un mismo nivel, por debajo de otros responsables.
6. Organigrama mixto. Este tipo de representación visual mezcla el organigrama horizontal y el vertical. De esta forma, de arriba a abajo se despliegan las diferentes áreas de una empresa, mientras que los diferentes departamentos de la organización se representan de forma horizontal.
7. Organigrama circular. Se utiliza en situaciones en la que el gerente o director general de una empresa es y está en el centro absoluto de un círculo. Teniendo en cuenta esta situación, el círculo se divide en diferentes porciones que representan cada departamento o área. Dentro de estas porciones, cuanto más cerca del director general y gerencia se sitúe un trabajador, mayor será su responsabilidad y peso en la toma de decisiones.