¿Sabes lo que es un Cuadro de Mando Integral? ¿Y las ventajas que tiene esta herramienta para una pyme? ¿Quién debe utilizarlo? ¿Conoces los diferentes tipos de Cuadro de Mando Integral que existen? ¿Qué indicadores de control debe incluir un Cuadro de Mando? ¿Quieres conocer paso a paso cómo elaborar un CMI?

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre el Cuadro de Mando Integral para que puedas controlar mejor la evolución de tu empresa.

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¿Quieres ver cómo son los Cuadros de Mando que utilizan otras empresas?

En este eBook elaborado por consultores expertos encontrarás ejemplos de CMI de las siguientes áreas de control de otras empresas.

1. Área de Control de Gestión y Finanzas
2. Área Comercial
3. Área de Producción
4. Área de Operaciones de Tráfico
5. Área de Calidad
6. Área de Recursos Humanos

¿Qué es un cuadro mando integral?

Un Cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta que recoge todos aquellos indicadores que necesita la Dirección de una empresa para tomar decisiones sobre la gestión de la empresa y su evolución.

Son muchos los que se limitan a interpretar la información financiera que tiene la compañía pero con eso no es suficiente. El no contemplar la visión estratégica de hacía donde se quiere dirigir la empresa – y, por tanto, donde está focalizando los esfuerzos, la posible evolución del mercado y otros factores internos como los factores diferenciales- puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la misma.

Por este motivo, un Cuadro de Mando Integral debe contemplar todos aquellos indicadores considerados relevantes y críticos para controlar la evolución del negocio. Se diseñan en base a un plan estratégico o plan de acción y permiten corregir la hoja de ruta predefinida.

Una parte importante en su diseño, es nutrirlo de datos financieros, pero no son los únicos datos que deben utilizarse. Estrategias de recursos humanos, cambios organizativos y/o de procesos, variables del sector, entre otros, deben formar parte de la herramienta para facilitar la toma de decisiones.

Cuadro de Mando Integral para una pyme

A diferencia de las grandes corporaciones, una pyme no dispone de la cantidad de personal como para poder realizar desarrollos y análisis complejos de la información que afecta al desarrollo y evolución de la empresa.

Es precisamente por este motivo, que toma mayor relevancia e importancia que una pyme deba disponer de herramientas que faciliten la toma de decisiones rápidas y eficientes. El buen diseño de un Cuadro de Mando Integral dependerá especialmente de las líneas de trabajo futuras marcadas.

En este sentido, una pyme no se diferencia tanto de una gran empresa. Los datos y recursos que gestionar son los mismos, pero cambia su tamaño y dimensión. Afectará de la misma forma una subida de la materia prima a una constructora que factura 600 millones de €, que a una que factura 3 millones de €. La diferencia residirá en cuántos proyectos tiene cada una y cómo eso puede afectar al beneficio final de cada una de las obras (pero cada una, en su tamaño).

Estas limitaciones consecuencia del tamaño, son las que provocan la necesidad de que una pequeña y mediana empresa disponga de herramientas ágiles de análisis, control y planificación, es decir, de Cuadros de Mando Integrales.

No obstante, en el caso de una pyme se deberá trabajar en mayor profundidad en la definición de qué indicadores son los que se desea controlar, que interpretación haremos de los mismos y cada cuánto será necesario que los revisemos y actualicemos. Al final en la pyme, la responsabilidad recae en menor número de personas.

Cuadro de Mando Integral: Kaplan y Norton

En febrero de 1992, en la revista Harvard Business Review, Robert Kaplan y David Norton publicaron un artículo sobre el Cuadro de Mando Integral (conocido también como Balanced Scorecard – BSC), bastante disruptivo, ya que rompían con la visión tradicional de tomar solo los datos financieros como herramienta de control de una empresa.

Incorporaron la necesidad de contemplar la visión a largo plazo de la gestión del negocio, integrando las variables estratégicas al CMI. La necesidad de incorporar variables sectoriales y organizativas, entre otras, pueden marcar la diferencia en la evolución de una organización y así lo quisieron reflejar en sus desarrollos.

El CMI tal y como ellos lo entienden, debe contemplar cuatro ejes de control:

• Desarrollo y aprendizaje. En este apartado, se deberán incluir todas aquellas variables que afectan al modelo de negocio en términos de si la compañía tiene capacidad para seguir evolucionando y creciendo.
• Aspectos internos. Contemplar aquellos aspectos diferenciadores del negocio que pueden suponer una ventaja competitiva y el plan de acción para poder explotarlas.
• Relación con el cliente. Poniendo al cliente en el centro del sistema empresarial, es necesario entender cómo es su comportamiento frente a las variables externas e internas del mismo.
• Aspectos financieros. Deben reflejarse aquellos aspectos que crean valor para los accionistas, ya que son quienes realizan la inversión y, por tanto, depositan su confianza en la compañía.

A partir de aquí, una vez definidos los ejes de control, se procederá al diseño del Cuadro de Mando Integral, a la definición de los objetivos según la estrategia a seguir, a convertir esos objetivos en presupuestos de seguimiento y por supuesto, la definición de los indicadores de control para analizar las desviaciones sobre la hoja de ruta establecida.

Tipos de Cuadro de Mando Integral

Los tipos de Cuadro de Mando pueden tener múltiples criterios, pero todos ellos deben atender a un único objetivo, convertir los datos en información para facilitar la toma de decisiones.

Partiendo de esta base, el CM puede atender a un horizonte temporal, donde el nivel de detalle suele ser algo mayor porque lo que se busca es el control de las desviaciones en el tiempo. Un ejemplo de este tipo de CMs suele ser el control de inversiones o control del Plan estratégico.

Pero también se pueden confeccionar CMs por áreas de responsabilidad, donde cada responsable busca controlar indicadores propios de su departamento. Por ejemplo, un CM Comercial buscará controlar variables como las ventas, el ticket medio, los productos Top10, el margen del producto, entre otros. Pero, un CM de Producción/Operaciones, buscará conocer el OEE, la productividad de los operarios, la productividad de cada sección, el nivel de piezas no conformes (también controlado por Calidad), los niveles de materia prima y periodos de suministro, entre otros. Otras áreas donde puede haber CMs son:

• Recursos humanos
• Finanzas
• Compras
• Logística
• Calidad
• Sistemas de información (TIC)
• Comunicación

Los mencionados anteriormente, buscan controlar y analizar desviaciones a nivel interno, pero también pueden confeccionarse herramientas de control de variables externas como, por ejemplo, CM para el control de la actividad del sector, control de Ciclos económicos, control del precio de materias primas, y cualquier variable externa relevante para una compañía.

¿Qué indicadores debe incluir un Cuadro de Mando?

Esta es la pregunta a la que muchos economistas y empresarios han tratado de dar respuesta, pero la realidad es que un Cuadro de Mando Integral es como un traje a medida, debería contener aquellos indicadores que la empresa considera necesario para controlar su correcta gestión y evolución.

Tal y como hemos descrito anteriormente, el CMI debe recoger los objetivos de la hoja de ruta y a partir de aquí definir los indicadores de control. Si tomamos dos empresas del mismo sector, que fabrican para el mismo tipo de cliente, pero cuyos procesos productivos son distintos (una de ellas bastante automatizada y la otra con procesos manuales), tendrán distintos indicadores de control. Mientras una se fija en las horas maquina no productivas, la otra se fijará en las horas hombre no productivas.

Realizada esta aclaración, lo que, sí que podemos tratar de definir, son que indicadores mínimos debería tener un CMI. En primer lugar, hay que indicar que puede haber tanto indicadores cuantitativos como cualitativos.

Los primeros los basaremos en todos aquellos datos numéricos tanto internos como externos que podemos obtener y que nos permiten de forma numérica, definir la evolución y gestión de la organización. Los segundos, son aquellos que no suelen quedar registrados en ningún sistema, pero que ayudan de la misma forma a mejorar en la gestión y evolución de la compañía.

Ejemplos de los primeros,

• Indicadores Financieros como el crecimiento de la facturación, el cashflow, la rentabilidad, gasto financiero, entre otros. Su desviación con respecto a los objetivos, nos indican si la gestión económica de la organización se está realizando adecuadamente.
• Indicadores Comerciales como nº de clientes nuevos, valor del ticket medio, ABC de clientes, venta de productos estratégicos, entre otros. Su desviación con respecto a los objetivos, nos indicas si la gestión de la actividad comercial se está realizando adecuadamente.
• Indicadores Operativos como el nivel medio de actividad de la fábrica, los niveles de stock, la cantidad de piezas no conformes, el OEE, la productividad por operario, la productividad por máquina, entre otros. Su desviación con respecto a los objetivos, nos indicas si la gestión de la actividad operativa se está realizando adecuadamente.
• Indicadores Externos como la evolución de la empresa vs el mercado, es una forma de medir si la evolución de la empresa va por debajo, en línea o por encima de la media de evolución del sector.

Ejemplos de los segundos,

• Indicadores de formación como horas invertidas por cada trabajador en formación general y específica; o grado de desarrollo (%) de la plataforma de formación interna vs definido.
• Indicadores de desarrollo como por ejemplo ventas de nuevos productos, desarrollo de nuevas líneas de negocio, automatización de procesos, entre otros.
• Grado de motivación de la plantilla. Los trabajadores son nuestro primer cliente y si ellos están a gusto en la empresa, hablarás y trasladarán maravillas de ella. Es importante medir este indicador.

 En los ejemplos, se han enumerado algunos de la infinidad de indicadores que cada empresa pueda tener. No obstante, lo importante en cualquier caso es que cada empresa identifique los que realmente se alinean con su línea de trabajo para los meses o años futuros.

Pero lo más importante, es no perderse en los datos. De poco nos servirá definir 30 o 40 indicadores si nos son obtenibles y/o medibles fácilmente; o si, por otro lado, no se revisan o se les presta la debida atención según los periodos de revisión establecidos.

Quién debe usar un Cuadro de Mando Integral

Esta pregunta, sólo puede recibir una respuesta, TODOS. No obstante, vamos a clarificar que significa TODOS.

Por un lado, tenemos TODOS los que nutren el sistema, es decir, aquellos que desde la parte más baja de la pirámide organizativa van introduciendo los datos relativos a su trabajo y desempeño. Si todo este trabajo de base, difícilmente se dispondría de toda la información que se requerirá para tomar decisiones.

Seguidamente, tendremos a TODOS los directivos y/o responsables de las diferentes áreas, que son aquellos que recogerán la información en su máximo nivel de detalle y la compilarán y resumirán en base a los indicadores definidos, pudiendo de esta manera realizar el seguimiento y las comparativas.

En última instancia, tendremos a TODOS los miembros del Comité de Dirección (Director General y Directores de área), que tomarán estos datos transformados en información y precederán a analizar las desviaciones, tomar decisiones y reajustar la hoja de ruta definida, en caso de necesidad.

Aunque un CMI es una herramienta fundamentalmente de uso directivo, TODA la organización participa de forma bastante directa en su cumplimentación.

 

Beneficios de un Cuadro de Mando Integral: el método TACTIO

TACTIO concibe e implementa el CMI de manera alineada con los objetivos establecidos por las empresas, favoreciendo que los directivos puedan detectar toda desviación producida con respecto a los valores presupuestados. Seleccionamos los indicadores adecuados y facilitamos al cliente no solo una herramienta de ejecución del CMI construida con el mayor nivel de excelencia, sino también la instrucción precisa para extraer toda su capacidad estratégica.

Un CMI implementado por TACTIO se enfoca a tres principios:

1. Principio de causa-efecto: se identifican y se hacen explícitas las relaciones causa-efecto entre las medidas de los resultados y de los factores de inductores de esos resultados.
2. Las medidas de rendimiento y productividad: información referida al grado de consecución de la estrategia planteada.
3. La vinculación con las finanzas: se expresa la evolución financiera vinculada a las medidas de rendimiento obtenidas, permitiendo relaciones causa-efecto y permitiendo medidas inductoras para decisiones de mejora, alineadas con los objetivos financieros establecidos.

TACTIO ayuda al cliente a que su CMI constituya un verdadero sistema de gestión que puede ser utilizado para dar claridad a su estrategia, a clarificar los criterios entre sus decisores y favorecer la obtención de los consensos para comunicar las medidas de cambio o las estrategias adecuadas a partir de la objetividad y evidencia del dato.

Pasos para construir el Cuadro de Mando Integral en tu empresa

Construir un CMI no es complejo si se tiene claro que tipo de información queremos que contenga. La metodología que seguimos en TACTIO es la siguiente:

• Mantenemos una reunión con la Dirección de la empresa, en la que tratamos de identificar toda aquella información clave o crítica que deberá contener el CMI.
• A partir de las conclusiones extraídas de la reunión, se trabaja en el diseño del CMI, teniendo en cuenta la formación de las personas para cumplimentarlo, la información disponible en la empresa y en el sistema, que necesidades de información hay que cubrir (KPIs) y por supuesto la parte gráfica del mismo.
• Se prepara una plantilla previa y vemos la posibilidad de integrarlo en su propio sistema o en caso de nos ser posible, elaboramos una herramienta utilizando Excel o PowerBI.
• Una vez se valida la plantilla con el cliente, entonces se trabaja en los ajustes y el desarrollo posterior de todos los informes, comparativas y analíticas de desviación.

Cuando el aplicativo se ha finalizado, invertimos tiempo de formación con las personas que lo utilizarán, tanto en los que deben cumplimentar la información como con los que deberán interpretarla.

Cada CMI se desarrolla adaptándolo a las necesidades del cliente e incorporando todo lo necesario. En TACTIO, desarrollamos CMs por departamentos que facilitan el seguimiento de las diferentes áreas y uno Integral para la parte más estratégica.

Elaboración del Plan Estratégico mediante el Cuadro de Mando Integral

Tanto Plan Estratégico como Cuadro de Mando Integral son dos herramientas necesarias para cualquier empresa. No obstante, poner uno delante del otro sería como preguntarnos “¿qué fue antes, el huevo o la gallina?”.

Las acciones y la hoja de ruta que se definen en un Plan Estratégico son la consecuencia de la interpretación de los datos proporcionados por la empresa y por su entorno, lo que facilita tomar decisiones con respecto hacía donde queremos dirigirla y como ésta debe evolucionar como organización. A partir de ahí, es cuando definimos objetivos y los KPIs necesarios para su control.

No obstante, ese Plan Estratégico debe ser controlado y la forma de hacerlo es mediante un CMI. Si todos los objetivos de la hoja de ruta se trasladan a ese CMI, nos dará la posibilidad de controlar la evolución y las desviaciones con la periodicidad establecida, por lo que facilitará la toma de decisiones y la corrección y/o ajuste del Plan Estratégico.

Por tanto, el uno no puede vivir sin el otro.

Cuadros de Mando Integral pdf

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1. Área de Control de Gestión y Finanzas
2. Área Comercial
3. Área de Producción
4. Área de Operaciones de Tráfico
5. Área de Calidad
6. Área de Recursos Humanos

 

Excel Cuadro de Mando Integral

Descarga nuestra plantilla para realizar tu propio Cuadro de Mando Integral operativo. Rellena el documento con los datos propios de tu empresa y ajusta los gráficos para visualizar los resultados. ¡Esperamos que te sirva!

 

Si tienes dudas o necesitas ayuda profesional, desde TACTIO podemos ayudarte a confeccionar un Cuadro de Mando eficaz ajustado a tus necesidades de control.